Comptabilité (Comptable) – Fiche métier

Comptabilité

La comptabilité est un système d’information recensant et communiquant des informations sur l’activité économique d’une entité économique (entreprise, collectivité, association, État, administration publique, etc.). Ces informations sont généralement exprimées en unités monétaires.

La comptabilité effectue des opérations de saisie des informations brutes, de classement et de synthèse de ces informations. Ces synthèses décrivent la situation financière de l’entité, sa création de valeur et ses flux de trésorerie.

Les informations comptables aident les dirigeants de l’entité, les propriétaires du capital social et les autres personnes intéressées à prendre des décisions, notamment sur l’affectation des ressources de l’entité et de ses résultats. Dans la plupart des entités et, notamment dans les entreprises commerciales, la tenue d’une comptabilité est une obligation légale pour des raisons juridiques, sociales ou fiscales.

Histoire de la comptabilité

L’enfance de la comptabilité remonte à celle de l’humanité : les Sumériens et Assyriens nous ont laissé de nombreuses tablettes d’inventaires (terres, bétails, hommes). La Bible mentionne l’usage de la comptabilité simple dans l’Évangile selon Matthieu (parabole des talents).

Luca Pacioli et la naissance de la comptabilité moderne

Luca Pacioli (1445 – 1517) est crédité comme l’auteur du premier livre publié sur la comptabilité. Son Summa de arithmetica, geometrica, proportioni et proportionalita (Venise 1494), est une synthèse des connaissances mathématiques de son temps dont le livre XI, particularis de computus et scripturis décrit la méthode de tenue de compte des marchands vénitiens de son temps, la comptabilité en partie double. Luca Pacioli n’a fait que codifier plutôt que d’inventer ce système mais il est largement considéré comme le « père de la comptabilité ». Sa description comprend la plupart des éléments du cycle comptable tel que nous le connaissons aujourd’hui ainsi qu’une recommandation précieuse de ne pas aller se coucher avant que les débits n’égalent les crédits ! Ses journaux comportent des comptes pour les actifs (immobilisations, avoirs et inventaires), pour les dettes, pour le capital, pour les dépenses et les recettes ; toutes les catégories nécessaires à un bilan et un compte de résultat. Il présente les écritures nécessaires à une clôture des comptes de fin d’année et n’oublie pas les sujets relatifs comme l’éthique comptable et les centres de coût.

Le premier livre publié en anglais sur le sujet, A Profitable Treatyce called the Instrument or Boke to learn to knowe the good order of the kepyng of the famouse reconynge, called in Latin, Dare and Habere, and, in English, Debitor and Creditor, l’est en 1543 par John Gouge ou Gough à Londres.

En France, la comptabilité prend un véritable essor au XVIIe siècle avec l’ordonnance Colbert-Savary qui introduit la tenue de comptes obligatoire. Jacques Savary publie Le parfait négociant ou Instruction générale pour ce qui regarde le commerce des marchandises de France et des pays étrangers en 1675. Prenant la suite des Lombards et des Vénitiens, les Français deviennent de redoutables théoriciens de la comptabilité publique. Citons le Projet de dixme royale de Vauban.

Les types de comptabilité

La comptabilité publique et la comptabilité nationale

La comptabilité publique détermine les recettes et dépenses de l’État et des autres collectivités publiques ; en France elle utilise le principe technique de la comptabilité simple pour les comptes de prévision (budget), et celui de la partie double pour les comptes d’exécution.

La comptabilité nationale agrège, au niveau d’un pays, les comptabilités publiques et les comptabilités privées pour donner l’image de la situation économique du pays.

Les comptabilités privées

La comptabilité privée est celle que tiennent tous les autres acteurs économiques. Ils utilisent l’une des deux méthodes comptables (simple ou en partie double), au choix pour certains organismes (associations, petites entreprises) ou imposées par certains critères fiscaux, économiques et sociaux.

La comptabilité privée peut prendre deux formes :

La comptabilité générale (ou comptabilité financière) [modifier]

Outil d’information obligatoire pour les entreprises au-delà d’une certaine taille ou d’un certain volume d’affaires, elle peut être fortement réglementée et contrôlée selon les législations nationales. Son objectif essentiel est d’informer les dirigeants et les tiers (propriétaires, prêteurs, fisc, etc.) sur la situation économique de l’entité. Elle sert de base au calcul du résultat et à celui des impôts directs ou indirects.

C’est la comptabilité la plus répandue.

La comptabilité analytique (ou comptabilité de gestion)

La comptabilité analytique, ou comptabilité de gestion, est une comptabilité qui cherche à déterminer le coût de revient des produits et des services que vend une entreprise.

Dans le cas d’une entreprise qui achète des produits (par exemple des planches de bois) et les revend sans les avoir modifiés, le coût de revient est simple à calculer : c’est essentiellement le prix d’achat des produits. Mais si l’entreprise les modifie (elle fabrique des meubles, par exemple), le coût de revient est bien plus complexe : il intègre des salaires, des dépenses d’électricité, de petit outillage, de produits « consommables » (colles, vernis), etc. Si l’entreprise ne fait qu’un type de meubles, il lui suffit de diviser toutes ses dépenses par le nombre de meubles fabriqués pour connaître son coût de revient. Mais si elle fabrique plusieurs types de meubles, la comptabilité générale ne peut pas lui donner le coût de revient par type de meuble. Elle trouvera l’information dans sa comptabilité analytique, qui lui donnera aussi d’autres informations de gestion : coût de revient d’un centre de coût, marge réalisée par produit, par atelier, etc.

Elle n’est pas obligatoire mais en pratique indispensable pour les grandes entreprises, et son processus de production est complexe.

Les principes de la comptabilité financière

La comptabilité se doit de suivre quelques grands principes ou conventions. Le non-respect de ces principes ou conventions a conduit à des scandales boursiers ou à des faillites prononcées à l’encontre d’entreprises de taille internationale (Enron, Parmalat, Worldcom, Vivendi, etc).

Principe de prudence

En France, le principe de prudence veut que l’on ne comptabilise pas des profits qui ne soient pas certains et qu’on passe en charge des dépenses qui sont probables.

La comptabilité produit des informations qui sont utilisées par nombre d’acteurs économiques de l’entité comptable, le chef d’entreprise, son banquier, ses actionnaires. Surévaluer les résultats mène à une conduite « à risque » en engageant plus de dépenses, en s’endettant pour une croissance expansionniste, elle conduit les actionnaires, si la société est cotée, à surévaluer la valeur de leur portefeuille.

La comptabilité doit être établie sur la base d’appréciations prudentes pour éviter le risque de transfert, sur des périodes d’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les résultats de l’entité.

Principe d’indépendance ou de spécialisation des exercices

Les produits et les charges sont comptabilisés au fur et à mesure qu’ils sont acquis ou qu’elles sont engagées (et non lors de leur encaissement ou de leur paiement) et enregistrés dans les états financiers de la période concernée. Seuls les bénéfices réalisés à la date de clôture d’un exercice peuvent être inscrits dans le résultat de cet exercice.

Imaginons une société qui a signé un contrat avec un client stipulant que durant les deux prochaines années, elle fournira un service et que ce service est payé en totalité sur le premier exercice comptable. Allouer la totalité de ce bénéfice sur la seule première année conduit à surévaluer le résultat en année 1 et le sous évaluer en année 2.

Principe de permanence des méthodes

Il est important de pouvoir comparer l’évolution « toutes choses égales par ailleurs » des données financières et comptables d’une entité comptable. Or le changement de méthode comptables peut influencer drastiquement sur les résultats d’une entreprise.

Il convient donc, dans le cas d’un changement de méthode comptable (elles portent généralement sur l’amortissement des actifs mobiliers et immobiliers) de souligner qu’il y a eu changement et de rendre intelligibles les modifications dans le temps induites par le changement de méthode.

Principe de sincérité

La comptabilité se doit d’être conforme aux règles et procédures en vigueur qui sont appliquées avec sincérité afin de traduire la connaissance que les responsables de l’établissement des comptes ont de la réalité et de l’importance relative des événements enregistrés.

Il peut être tentant de passer sous silence les problèmes auxquels une entité comptable fait face. Notons que la rémunération des dirigeants des sociétés cotées est largement liée aux résultats nets de l’entreprise qu’ils dirigent (soit sous forme de prime liée aux résultats, soit sous forme de stock-options sachant que la valeur de l’action est elle-même liée aux résultats nets).

Principe de non-compensation

Aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d’actif et de passif du bilan ou entre les postes de charges et de produits du compte de résultat.

Il convient pour le comptable de produire une information détaillée et complète de l’activité de l’entreprise.

Les normes de la comptabilité financière

Il est important pour un investisseur de pouvoir comparer la situation et les résultats des entreprises nationales dont il souhaite acquérir des titres (actions ou obligations) et de pouvoir les comparer avec ceux des autres entreprises du même secteur, quel que soit le pays où il souhaite investir. Inversement, chaque État souhaite disposer d’informations établies selon des méthodes homogènes pour analyser l’apport des entreprises opérant dans le pays, quelle que soit leur nationalité, notamment pour déterminer l’assiette des impôts.

Normes nationales En France, c’est en 1947 qu’est apparue la première norme comptable sous le nom de « plan comptable général » (PCG). La dernière révision d’ensemble de cette norme date de 1999. À l’origine, le PCG s’appliquait aussi bien à la comptabilité générale qu’à la comptabilité analytique. Depuis 1999, son champ d’application a été limité à la seule comptabilité générale. Les normes comptables des États-Unis (Financial Accounting Standards – FAS) ont une importance internationale en raison de l’influence économique et financière de ce pays.

L’établissement de normes comptables internationales est devenu nécessaire en raison de la mondialisation des marchés financiers. Les comparaisons internationales des comptes des entreprises dont les titres sont traités sur les marchés financiers mondiaux, exigent que ces comptes soient établis selon des règles identiques. C’est pourquoi l’IASB établit des « normes de publication de l’information financière » appelées International Financial Reporting Standards – IFRS, anciennement dénommées « IAS » (International Accounting Standards) et dont l’application est conseillée aux entreprises du monde entier. Un règlement européen datant de 2002 a rendu ces normes obligatoires pour les sociétés cotées établies dans l’Union européenne. Aux États-Unis, les autorités boursières (SEC) s’orientent vers une reconnaissance des IFRS en autorisant les sociétés étrangères appliquant ces normes, à être cotées sur les Bourses américaines.

Les méthodes de la comptabilité financière

Il existe deux méthodes de comptabilisation : la comptabilité simple et la comptabilité en partie double.

Dans tous les cas, on passe des écritures datées, chiffrées (montant), allouées à un compte, explicitées par un libellé et correspondantes à un document répertorié qui doit toujours en retour pouvoir justifier une écriture comptable (une facture, un relevé de compte bancaire, une feuille d’impôt à payer, etc). Une écriture comptable ainsi justifiée peut alors être opposable à des tiers (État, actionnaires, organisme sociaux, justice, etc).

On subdivise généralement les opérations en catégories correspondant à des comptes numérotés et libellés que détermine le plan comptable. On distingue les « comptes de bilan » et les « comptes de résultat ».

La comptabilité simple

Elle est basée sur la distinction des recettes et des dépenses et la détermination d’un solde entre le total des dépenses et le total des recettes telles qu’elles apparaissent dans le journal de banque et le journal de caisse.

Chaque événement économique est reporté sur un cahier à deux colonnes :

• la première colonne pour décrire l’événement,
• la deuxième pour mettre son montant, en plus ou en moins selon qu’il s’agit d’un encaissement ou d’une dépense pour celui qui tient la comptabilité.

Ce type de comptabilité dit « de caisse » ne permet pas de faire apparaitre les variations de stock (et, plus généralement, du patrimoine), de sorte qu’elle peut laisser penser que tout va bien alors qu’on est en train de vendre les « bijoux de famille » (et inversement, faire croire que la situation est difficile, alors que c’est simplement le stock qui grossit). Elle ne convient donc que pour gérer un stock dont la valeur est stable ou relativement faible, c’est-à-dire pour des particuliers ou de toutes petites entreprises dont les événements économiques sont très simples (par exemple : un cafetier qui encaisse au comptoir les consommations et rend la monnaie).

C’est pourtant avec cette technique que l’État français a fonctionné jusqu’en 2001. Cependant, pour ce faire, il avait adopté une variante un peu plus élaborée. En effet la comptabilité de caisse peut être perfectionnée par l’usage du plan comptable, permettant de déterminer des sous-totaux et des soldes par catégorie. Le solde général peut alors être subdivisé entre le solde des comptes de bilan et celui des comptes de résultats.

La comptabilité en partie double

La partie double est une technique qui fonctionne sur la correspondance entre des ressources et leur emploi, entre une origine et une destination. Elle est basée sur un postulat bien connu des scientifiques : rien ne se crée, rien ne se perd, tout se transforme. En terme économique, cela se traduit par deux règles :

1. toute la valeur qui circule dans une entreprise ne fait que se déplacer ;
2. l’enrichissement d’une entreprise résulte de sa capacité à prélever cette richesse sur des tiers.

C’est donc une technique basée sur un enregistrement réciproque et simultané de deux évènements : un débit et un crédit. Conventionnellement, le débit représente un enrichissement financier ou un accroissement du patrimoine, le crédit représentant l’inverse.

Exemple de l’achat d’un véhicule : une entreprise qui achète un véhicule 10.000 € augmente son patrimoine puisqu’elle a un véhicule. C’est un débit. En contrepartie, elle doit payer ce véhicule, donc faire diminuer sa trésorerie, évènement que l’on inscrit au crédit. On passera l’écriture suivante :

• Compte Véhicule 10.000
• à Compte de trésorerie 10.000

La première ligne représente le débit, la 2e le crédit.

L’opération est un peu plus complexe si elle achète le véhicule dans un garage sans le payer immédiatement : elle inscrira le véhicule au débit, et constatera qu’elle a une dette envers son fournisseur.

• Compte Véhicule 10.000
• à Compte de fournisseur 10.000

Quand elle règlera, elle passera l’écriture suivante :

• Compte de fournisseur 10.000
• à Compte de trésorerie 10.000

Et l’opération sera terminée.

Cette technique est bien supérieure à la comptabilité simple. En effet, elle permet d’enregistrer non seulement les opérations financières immédiates, mais aussi les opérations différées dans le temps : les emprunts, les prêts et les réserves ou provisions pour des opérations envisagées de façon certaine.

De même, elle permet à tout instant d’assurer que la richesse et les avoirs (ce que l’entreprise possède et qui est au débit) sont égaux aux dettes (ce que l’entreprise doit, et qui est inscrit au crédit) : si de la richesse est créée (supposons la vente de services), le résultat de l’opération sera comptabilisé au bilan comme une dette envers l’actionnaire. On fait ainsi toujours correspondre une opération de recette ou de dépense avec un moyen de la réaliser.

Ceci donne une image la plus fidèle possible de l’état des richesses d’un organisme à tout moment et de ses interactions avec les différents acteurs dont il dépend.

Certaines opérations (avec TVA par exemple) font entrer en jeu plusieurs débits et plusieurs crédits dont les sommes des débits doivent être égales aux sommes des crédits. Elle recourt à un plan comptable pour catégoriser les opérations, mais chaque compte peut être débité ou crédité et dispose donc d’au moins deux colonnes.

L’historique des écritures reflète ainsi à chaque date, la photographie de la situation financière de l’entreprise, avec ses acquis, l’état de sa trésorerie, l’évaluation des risques, ses dettes et ses créances. Cette technique offre en outre des garanties de cohérence beaucoup plus grande que celle d’une comptabilité simple. L’égalité entre les débits et les crédits permet en effet des contrôles sous plusieurs angles de la rigueur de la comptabilité. Notamment, le solde des comptes de bilan et celui des comptes de résultats doivent être égaux d’une part et d’autre part s’équilibrer : l’un créditeur (somme des crédits supérieure à celle des débits) et l’autre débiteur (somme des débits supérieure à celle des crédits).

Ce système ne garantit pas complètement contre la fraude : généralement les opérations sont techniquement correctes (débit=crédit), mais la fraude provient de pièces comptables inventées ou trafiquées et/ou d’affectations de comptes erronées, voire à des abus de confiance (signature de deux chèques pour une même opération par exemple). Parfois ce sont des systèmes virtuels très sophistiqués qui sont employés.

Le terme « partie double » est parfois pris au sens de comptabilité générale. Cette association est impropre car il existe des comptabilités analytiques tenues en partie double.

Progiciel de comptabilité

L’époque où les comptables utilisaient encore des « livres » et des « journaux » sur support papier est révolue. Les avancées en informatique ont permis des gains de productivité phénoménaux en la matière. Aucune entreprise ne peut aujourd’hui se passer d’un progiciel comptable qui automatise la saisie des opérations comptables et permet d’établir rapidement les états comptables les plus courants : le bilan, le compte de résultat, un tableau des flux de trésorerie.

Fréquemment on y associe un reporting plus ou moins élaboré en fonction des besoins de l’entreprise pour synthétiser les données de la comptabilité analytique. Ce progiciel couvre parfois des besoins de gestion plus étendus, tels que le suivi des investissements, les tableaux d’emprunts, l’analyse financière, la gestion prévisionnelle, l’analyse des écarts entre prévisions et réalisations, etc.

Plus ce logiciel comporte de fonctions, plus il se rapproche de la définition d’un PGI (progiciel de gestion intégré).

Plus récemment, à l’heure de l’Internet et du travail collaboratif en réseau (Groupware), apparaissent les applications de comptabilité en ligne de type ASP (Application Services Provider) qui permettent de partager sur le web en temps réel le travail du comptable d’entreprise, de l’expert comptable réviseur et des auditeurs commissaires aux comptes.

La certification des comptes

Les informations financières produites par la comptabilité d’une entreprise sont utilisées par nombre d’acteurs économiques : les propriétaires de l’entreprise au premier plan, l’État, les banques et autres prêteurs, mais aussi les clients et les employés qui peuvent désirer se faire une opinion sur la continuité et la solidité économique de leur partenaire et employeur. Il leur est nécessaire d’avoir une image aussi exacte que possible des comptes, c’est l’objet de l’audit comptable et financier, mené par les commissaires aux comptes, que de certifier la véracité des informations comptables et financières publiées.

Les métiers de la comptabilité

• Commissaire aux comptes
• Commissaire de l’armée de Terre
• Auditeur
• Expert-comptable
• Contrôleur de gestion
• Consolideur